Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher und Kontakt

Verantwortlich für die öffentlichen Informationsseiten, die eigene Kontoverwaltung, Supportbearbeitung und Betriebssicherheit ist PHOKATEC LTD, Company No. 15041456, Unity House, Suite 888, Westwood Park, Wigan, WN3 4HE, England. Kontakt: office@cumera.eu.

Bei Inhalten aus angeschlossenen Unternehmenskonten bestimmt das anschließende Unternehmen, ob und für welche zulässigen Zwecke diese Daten verwendet werden dürfen. Cumera verarbeitet solche Inhalte für die beauftragten Funktionen. Soweit eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung erforderlich ist, ist sie vor dieser Nutzung gesondert zu treffen; die Pilotteilnahme oder diese Erklärung ersetzen sie nicht.

2. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Soweit die EU-Datenschutz-Grundverordnung anwendbar ist, gelten folgende Zwecke und Grundlagen:

• Konto und kostenloser Pilot: Konto-, Nutzungs- und erforderliche Supportdaten werden zur Durchführung des Pilotverhältnisses und angeforderter Funktionen nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO verarbeitet, soweit die betroffene Person selbst Vertragspartei ist. Bei Nutzung im Namen einer Kundenfirma richtet sich die Zulässigkeit ihrer Unternehmensdaten zusätzlich nach deren Verantwortlichkeit und dem jeweiligen Auftrag.
• Optionale Dienstverbindungen und Inhalts-KI-Freigaben: Die jeweilige Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO ist Grundlage der optionalen Freigabe. Externe Autorisierung und zusätzliche KI-Freigabe werden getrennt behandelt.
• Sicherheit und technischer Betrieb: Zur Abwehr von Missbrauch und unberechtigten Zugriffen, zur Fehleranalyse und zur Betriebsstabilität werden notwendige technische Daten nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO verarbeitet. Diese Zwecke sind die berechtigten Interessen. Soweit ein Ansprechpartner nicht selbst Vertragspartei ist, werden erforderliche geschäftliche Kontakt- und Supportangaben ebenfalls für die Betreuung der Pilotnutzung auf dieser Grundlage verarbeitet.
• Gesetzliche Pflichten: Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO gilt, soweit eine entsprechende Pflicht besteht.

3. Hosting, Anmeldung und technische Protokolle

Die Anwendung wird auf einem netcup-Server am Standort Wien betrieben. Die öffentlichen Informationsseiten verwenden lokal bereitgestellte Schriften und keine Analyse-Skripte oder Marketing-Tracker. Bei der Übertragung und beim Betrieb können technische Verbindungs-, Sicherheits- und Fehlerdaten verarbeitet werden.

Für die geschützte Anwendung werden notwendige Sitzungscookies verwendet. Das Cookie __Host-cumera_session wird über HTTPS übertragen, ist für Seitenskripte nicht lesbar und hat eine Laufzeit von acht Stunden, die während aktiver Nutzung erneuert werden kann. Cookies zum Schutz eines Anmeldeversuchs vor gefälschten Anfragen laufen nach fünf Minuten ab.

Der Anmeldedienst begrenzt eine inaktive SSO-Sitzung auf 15 Minuten und ihre Gesamtdauer auf acht Stunden. Eine dauerhafte „Angemeldet bleiben“-Funktion ist nicht aktiviert. Der Anmeldevorgang hat eine Höchstdauer von 30 Minuten, einzelne Nutzeraktionen von fünf Minuten. Für die Sitzung und deren Absicherung können entsprechende notwendige Cookies des Anmeldedienstes eingesetzt werden.

Je nach Anmeldeschritt kommen außerdem notwendige Cookies des Anmeldedienstes zum Einsatz: AUTH_SESSION_ID und KC_RESTART ordnen den laufenden Anmeldevorgang zu beziehungsweise ermöglichen dessen Fortsetzung; sie sind Sitzungscookies. KC_AUTH_SESSION_HASH gleicht den Anmeldestatus kurzzeitig ab und hat standardmäßig 60 Sekunden Laufzeit. KEYCLOAK_IDENTITY ist bei deaktivierter dauerhafter Anmeldung ein Sitzungscookie zur Identitätszuordnung. KEYCLOAK_SESSION unterstützt den Sitzungsstatus mit bis zu acht Stunden Laufzeit; KEYCLOAK_LOCALE speichert die gewählte Anmeldesprache für die Sitzung. Nicht jedes Cookie wird in jedem Ablauf gesetzt. Die serverseitigen Sitzungsgrenzen gelten unabhängig von der Laufzeit einzelner Browsercookies. Sitzungsdaten werden auch serverseitig gespeichert und können in den unten beschriebenen lokalen Sicherungen enthalten sein.

Reguläre HTTP-Zugriffsprotokolle sind bei Webserver, Anwendungsserver und Anmeldedienst im aktuellen Betrieb deaktiviert; der vorgeschaltete Authentifizierungsdienst protokolliert ebenfalls keine regulären Anfragen oder Anmeldungen. Sicherheits- und Anmeldeereignisse des Anmeldedienstes werden mit einer Ablaufzeit von acht Stunden erfasst. Davon zu unterscheiden sind technische Container- und Systemmeldungen sowie Firewallprotokolle.

Container- und Systemmeldungen werden nach konfigurierten Größenlimits begrenzt beziehungsweise rotiert. Für Systemprotokolle besteht keine einheitliche feste Tagesfrist. Die allgemeine Dateiprotokollrotation erfolgt wöchentlich mit vier Archivständen; Firewallprotokolle werden entsprechend wöchentlich mit vier komprimierten Archivständen rotiert. Der zusätzliche Syslog-Dienst ist derzeit nicht aktiv.

4. Verbundene Google-Dienste

Google wird je Dienstkonto nach Autorisierung verbunden. Diese Dienstverbindung ist von der Anmeldung bei Cumera getrennt. Die jeweiligen Daten werden verwendet, um die vom Nutzer angeforderten Office-Funktionen auszuführen.

Gmail

Der Lesezugriff umfasst Postfachadresse und Zähler, Labels und Gelesenstatus, Nachrichtenkennungen, Betreff, Absender und Empfänger, Datum, Vorschautext und ausgewählte Nachrichtentexte. Zu Anhängen können Dateiname, Typ und Größe verarbeitet werden; der Leseadapter lädt keine eingehenden Anhangdateien. Die Daten dienen der Anzeige, Suche und dem Lesen in Office, gegebenenfalls auch ausdrücklich freigegebenen Assistentenfragen. Es erfolgt keine automatische vollständige Sicherung des Postfachs.

Google Kalender

Verarbeitet werden Kalenderkennung, Name und Zugriffsrolle sowie Titel, Zeiten und Zeitzonen, Beschreibung, Ort, Status und Links von Terminen. Dies dient Auswahl, Anzeige und Suche von Kalendern und Terminen sowie dem berechtigten Erstellen von Terminen. Die technische Berechtigung für Kalendertermine ist umfassender als eine reine Erstellungserlaubnis. Der derzeitige Erstellungsweg versendet keine Teilnehmereinladungen.

Google Drive

Verarbeitet werden Dateikennung, Name, Typ, Größe, Änderungszeit und Link sowie ausgewählte unterstützte Textinhalte. Dokumente und Präsentationen können als Text exportiert werden; der Tabellenexport enthält nur das erste Tabellenblatt und ist unvollständig. Der Textleser liest keine Binär-, PDF- oder Bildinhalte. Ein neuer Datei-Upload erfolgt nur nach ausdrücklicher Autorisierung. Es erfolgt keine automatische Synchronisierung aller Drive-Dateien.

Berechtigungen und zusätzliche Mailfunktionen

Die beschriebenen Verbindungen verwenden gmail.readonly, calendar.calendarlist.readonly, calendar.events, drive.readonly und drive.file. Die vollständigen Bezeichnungen beginnen mit https://www.googleapis.com/auth/.

Sofern zusätzliche Mailfunktionen ausdrücklich freigeschaltet werden, setzen Versand und Verwaltung eine erneute Zustimmung zu den dazugehörigen Berechtigungen voraus, etwa gmail.send oder gmail.modify. Bereits erteilte Rechte werden dadurch nicht automatisch erweitert. Solche Funktionen können lokale Entwürfe, Signaturen und vom Nutzer hochgeladene ausgehende Anhänge sowie Markieren und Verschieben in den Papierkorb betreffen; ein endgültiges Löschen wird damit nicht angeboten. Eine Annahme durch den Mailanbieter ist keine Bestätigung der Zustellung beim Empfänger.

5. Assistent, Sprache und OpenAI

Bei einer Assistentenanfrage werden Gesprächsinhalte und relevante Profil-, Firmen- und Einstellungskontexte an die OpenAI-API übermittelt. Bei Spracheingabe wird Mikrofon-Audio an OpenAI übertragen. Nach gesonderter Freigabe je Google-Dienstkonto können ausgewählte Suchergebnisse, Nachrichtentexte, Kalenderangaben oder unterstützte Drive-Texte als Werkzeugergebnisse hinzukommen.

Die Freigabe von Google-Inhalten für KI ist bei neuen Verbindungen zunächst ausgeschaltet. Verbindungsgrunddaten wie Dienst, Kontokennung, Verbindungs- und Freigabestatus sowie verfügbare Konto-E-Mail können unabhängig davon im Assistentenkontext enthalten sein. Keine Inhaltsfreigabe bedeutet daher nicht, dass keinerlei Google-bezogene Angaben an OpenAI übermittelt werden.

Über diesen Inhaltsweg werden keine Google-Zugriffstokens und keine Dateibytes eingehender Gmail-Anhänge an den Assistenten gesendet. Anhangmetadaten können in ausgewählten Ergebnissen enthalten sein.

Nach der OpenAI-API-Dokumentation werden API-Daten standardmäßig nicht zum Modelltraining verwendet, sofern der API-Kunde nicht ausdrücklich in eine Datenfreigabe einwilligt. Die dokumentierte Standardaufbewahrung für Sicherheits- und Missbrauchsprotokolle beträgt bis zu 30 Tage; gesetzlich erforderliche oder zum Schutz der Dienste beziehungsweise Dritter notwendige längere Aufbewahrung bleibt ausgenommen.

Für Cumera ist die freiwillige Freigabe von API-Eingaben und -Ausgaben an OpenAI zur Modellverbesserung in den Organisations-Datenkontrollen deaktiviert. Daraus folgt keine Zusage einer vollständigen Nullaufbewahrung oder ausschließlichen EU-Verarbeitung.

Unsere Anfragen verwenden store: false. Dieser Parameter bedeutet keine vollständige Nullaufbewahrung. Die globale API-Anbindung ist auch keine Zusage ausschließlicher Verarbeitung in der EU. Die Funktionen unterstützen Nutzer und sind nicht als ausschließlich automatisierte Entscheidungen mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung vorgesehen.

6. Empfänger und internationale Verarbeitung

Technische Empfänger sind im jeweiligen Funktionsumfang der Hostinganbieter netcup, Google für angeschlossene Google-Dienste und OpenAI für angeforderte KI-Funktionen. Zur Bearbeitung von Support- und Datenschutzanfragen wird die an office@cumera.eu gerichtete Korrespondenz verarbeitet. Für Mail und die Weiterleitung dieser Kontaktadresse wird SiteGround verwendet.

Durch externe Dienstverbindungen und die KI-API kann eine Verarbeitung außerhalb der EU beziehungsweise des EWR, insbesondere auch in den USA, stattfinden. Die Verarbeitung richtet sich nach den jeweils anwendbaren Anbieterbedingungen und Datenschutzvorgaben. OpenAI beschreibt die Auftragsverarbeitung im Data Processing Addendum und die eingesetzten Unterauftragnehmer in seiner Unterauftragnehmerliste. Das DPA sieht je nach anwendbarem Recht insbesondere Angemessenheitsgrundlagen oder Standardvertragsklauseln sowie für geschützte UK-Übermittlungen das UK-Addendum vor. Eine individuell unterzeichnete Sondervereinbarung oder besondere EU-Region wird hier nicht zugesagt.

7. Nutzung von Google-Daten

Google-Daten werden für die vom Nutzer autorisierten, sichtbaren Funktionen und nicht zum Verkauf von Nutzerdaten oder für Werbeprofile verwendet. Die Nutzung und Weitergabe von über Google-APIs erhaltenen Informationen durch Cumera erfolgen gemäß der Google API Services User Data Policy einschließlich der Anforderungen zur begrenzten Nutzung (Limited Use). Die zusätzliche Weitergabe ausgewählter Inhalte für Assistentenfunktionen setzt die oben beschriebene Inhaltsfreigabe voraus.

Eine Veröffentlichung dieser Hinweise ist keine Behauptung, dass Google die Anwendung oder sämtliche Berechtigungen bereits verifiziert hat.

8. Speicherung, Trennen und Löschanfragen

Google-Zugangs- und Aktualisierungstokens sowie vorübergehende OAuth-Daten werden im beschriebenen Ablauf verschlüsselt gespeichert. Verbindungsmetadaten liegen gesondert vor. Vorgangsprotokolle können Ergebnis- und Wiederholungsnachweise enthalten; lokale Gesprächsdaten können Assistentenantworten mit abgeleiteten Inhalten enthalten. Bei freigeschalteten zusätzlichen Mailfunktionen können auch lokale Entwürfe, ausgehende Anhänge, Signaturen und Versandnachweise gespeichert werden.

Beim lokalen Trennen einer Verbindung werden die ausgewählte Google-Berechtigung und zugehörige vorübergehende Verbindungsdaten entfernt; der aktuelle Gesprächskontext wird zurückgesetzt. Dies widerruft nicht automatisch den Zugriff im Google-Konto, löscht keine Google-Originale und entfernt nicht automatisch sämtliche Vorgangsprotokolle, Entwürfe oder Sicherungsstände.

Löschanfragen können an office@cumera.eu gerichtet werden. Wir prüfen die Identität und das betroffene Konto und bearbeiten die Anfrage manuell innerhalb der einschlägigen gesetzlichen Fristen. Dabei werden aktive Datenbestände, vorhandene Vorgangsprotokolle und Sicherungen berücksichtigt. Daten werden nur weiter aufbewahrt, soweit sie für einen noch bestehenden zulässigen Zweck oder eine gesetzliche Pflicht erforderlich sind; entsprechende Einschränkungen werden bei der Bearbeitung erläutert. Eine pauschale sofortige oder vollautomatische Löschung wird nicht zugesagt.

Tägliche Sicherungen liegen derzeit lokal auf demselben Server; ein getrenntes externes Sicherungsziel wird nicht eingesetzt. Die Aufbewahrungsregel erhält sieben tägliche, vier wöchentliche und drei monatliche Sicherungsstände und bereinigt überholte Stände. Das sind Auswahlregeln für Sicherungen und keine feste 90-Tage-Löschfrist. Im aktiven Bestand gelöschte Inhalte können deshalb bis zur Bereinigung noch in älteren Sicherungen enthalten sein. Vor einer Wiederherstellung werden zwischenzeitlich bearbeitete Löschanfragen berücksichtigt, damit gelöschte Daten nicht ungeprüft erneut in die aktive Nutzung gelangen.

9. Ihre Rechte und erforderliche Angaben

Unter den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch gegen eine Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen. Einwilligungen können mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden; die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt. Kontakt: office@cumera.eu.

Sie können sich bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Für den Anbieter im Vereinigten Königreich kommt das Information Commissioner’s Office (ICO) in Betracht. Soweit die EU-DSGVO anwendbar ist, können Sie sich insbesondere auch an die Aufsicht Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes wenden.

Die für sicheren Kontobetrieb und angeforderte Funktionen erforderlichen Angaben müssen bereitgestellt werden, damit diese Funktionen genutzt werden können. Google-Verbindungen und die Freigabe ihrer Inhalte für KI sind optional. Ohne diese Freigaben sind die entsprechenden Zusatzfunktionen nicht nutzbar; daraus entsteht kein kostenpflichtiges Abonnement.

10. Externe Social-Media-Links

Die Startseite enthält normale externe Links zu unseren Profilen auf LinkedIn, Facebook und Instagram. Es werden keine Social-Media-Widgets, SDKs oder Trackingpixel eingebunden und keine Dateien dieser Plattformen automatisch geladen. Allein durch den Aufruf dieser Informationsseiten wird über diese Links keine Verbindung zu den Plattformen hergestellt. Erst beim Anklicken wird die jeweilige Plattform aufgerufen; dort gelten deren Datenschutzhinweise. Die Links öffnen in einem neuen Tab und unterdrücken die Übermittlung der verweisenden Seite.